Оформление учредителя вызывает трудности, особенно когда он совмещает роль собственника и директора. Такая ситуация распространена в малом бизнесе, но требует точного документального сопровождения. Неверные действия грозят штрафами, отказами банков и спорами с налоговой. Представлен проверенный порядок оформления с учётом действующего законодательства.
Основание для назначения
Оформление начинается с внутренних решений. Если учредитель один, оформляется решение участника о назначении себя директором. При наличии нескольких учредителей готовится протокол общего собрания.
Документы, подтверждающие назначение:
- решение участника или протокол собрания;
- учредительные документы (устав с правом учредителя быть директором);
- форма Р13014 — подаётся в ИФНС для внесения данных о директоре в ЕГРЮЛ;
- доверенность (если подаёт не учредитель).
Запись в ЕГРЮЛ подтверждает факт назначения. Без этой записи директор юридически не уполномочен действовать от имени организации.
Нужно ли заключать договор
Главный вопрос: требуется ли трудовой договор, если директор — единственный учредитель? Закон допускает отсутствие договора, но при этом не освобождает от оформления остальных документов.
Если учредителей несколько, договор обязателен. Он подписывается представителем участников. Срок может быть срочным (до 5 лет) или бессрочным — в зависимости от положений устава или решения собрания.
Если учредитель один, договор можно не оформлять. Однако на практике многие заключают его — от имени юридического лица с самим собой как физическим лицом. Это упрощает расчёты, подтверждает договорные отношения, задаёт условия по оплате труда, фиксирует режим работы и ссылается на должностную инструкцию.
Обычно также оформляют приказ о назначении, делают запись в трудовой книжке (при желании) и добавляют позицию в штатное расписание. При выборе гражданско-правового договора структура документа и обязательства будут иными, но контролирующие органы рассматривают его с осторожностью.
Структура договора и кадровый пакет
Договор с директором должен соответствовать требованиям Трудового кодекса. В него включают:
- Сведения о компании, адрес, режим и место работы,
- Функции, которые исполняет директор.
Оплата труда указывается фиксированно, возможны дополнительные условия — например, надбавки. Если договор срочный, обязательно указывается срок. Также прописывается ответственность сторон.
Кроме договора, оформляются сопроводительные документы.
- В личное дело вносят карточку Т‑2 и копию паспорта.
- Издаётся приказ о назначении.
- При необходимости подготавливают должностную инструкцию — она может быть как отдельным документом, так и частью самого договора.
В организациях, где действует система внутренних регламентов, утверждают локальные акты: правила внутреннего распорядка, положение об оплате труда и другие.
Даже в ситуациях, когда договор формально не требуется, такие документы позволяют структурировать управленческие процессы и защитить компанию при проверках.
Финансовые и налоговые последствия
При выполнении обязанностей директора, даже без договора, возникает обязанность по выплате оплаты труда. Минимум — не ниже МРОТ, скорректированного на районные коэффициенты.
С любых выплат удерживается НДФЛ и начисляются страховые взносы в фонды. Платежи сопровождаются подачей отчётности организации — в том числе расчёты по форме 6-НДФЛ, сведения в ПФР и ФСС.
Если директор не получает вознаграждение, нужно оформить внутренний акт об этом решении. В противном случае при проверке инспекторы могут усмотреть нарушение и доначислить налоги.
Некоторые компании пытаются заменить зарплату дивидендами, но это разные типы дохода. Дивиденды можно распределять только по итогам периода и после подачи финансовой отчётности. Налог на такие выплаты взимается отдельно.
| Параметр | Один учредитель | Несколько учредителей |
| Договор обязателен | Нет | Да |
| Кто подписывает договор | Сам учредитель-директор | Представитель собрания |
| Необходимость приказа | Желательно | Обязательно |
| Требуется ли оплата труда | Да | Да |
| Отчётность и взносы | Да | Да |
| Уведомление ИФНС | При изменениях | Всегда при назначении |
Типичные ошибки при оформлении учредителя
Если директор выполняет функции, получает зарплату, но трудовой договор отсутствует, налоговая может признать выплаты необоснованными. Это приводит к доначислению взносов, пени и штрафов.
Когда назначение не внесено в ЕГРЮЛ, директор формально не имеет права действовать от имени организации. Подписи на договорах и отчётности теряют юридическую силу, что может повлечь претензии контрагентов и отказ банка.
При назначении зарплаты ниже МРОТ (с учётом районных коэффициентов) возникает риск штрафов от инспекции труда. Такое нарушение автоматически фиксируется при проверках фондами или налоговой.
Отсутствие кадровых документов (приказа, карточки Т‑2, личного дела) расценивается как нарушение трудового законодательства. По статье 5.27 КоАП предусмотрен штраф до 50 000 рублей за подобное нарушение.
Если в обществе несколько участников, а договор с директором подписан без доверенности или нарушен порядок — это может привести к признанию документа недействительным. Такие ошибки легко оспариваются в суде.
Чек-лист по оформлению учредителя
- Подготовить решение участника или протокол.
- Проверить учредительные документы.
- Подать форму Р13014 в ИФНС.
- Оформить трудовой договор (если требуется).
- Издать приказ о назначении.
- Сформировать должностную инструкцию.
- Назначить оплату труда или оформить отказ.
- Начислить НДФЛ и страховые взносы.
- Сдать отчётность организации в фонды и ИФНС.
Вопросы и ответы
Да, если он единственный учредитель. Но без договора нужно оформить решение и назначение в ЕГРЮЛ.
Для внешних органов — запись в ЕГРЮЛ. Без неё директор не считается легитимным.
Можно оформить по совместительству, но режим работы и занятость должны быть согласованы.
Нет, но он упрощает документооборот и используется на практике.
Штраф, признание трудовых отношений фиктивными, споры с фондами.