Как выстроить работу с самозанятыми: договор, акты, что проверяет ФНС и банки

Работа с самозанятыми сегодня стала привычной практикой для бизнеса. Компании получают гибкость и экономию, но вместе с этим — новые риски. ФНС ищет признаки подмены трудовых отношений, банки анализируют платежи и могут блокировать счета. Ошибка в договоре, отсутствие актов или задержка с чеком способны обернуться штрафами и доначислениями.

Чтобы избежать проблем, бухгалтер должен выстроить пошаговую систему: проверять статус самозанятого, грамотно оформлять договоры, собирать документы и вести учёт в 1С.

Договор с самозанятым: ключ к безопасной работе

Договор — основа взаимодействия и первый документ, который анализирует ФНС. Его задача — подтвердить, что стороны заключили именно гражданско-правовой контракт, а не трудовой.

Что должно быть в договоре:

• ссылка на статус самозанятого и применение НПД;
• конкретный предмет: «разработка сайта», «оказание консультационных услуг»;
• сроки выполнения и стоимость;
• порядок оплаты: разово или по этапам, но не ежемесячная «зарплата»;
• ответственность сторон, включая штраф за невыдачу чека.

Типичные ошибки:

• копирование условий трудового договора;
• указание графика работы и подчинение правилам компании;
• отсутствие пункта о НПД.

Отличие трудового договора от договора с самозанятым:

Признак	Трудовой договор	Договор с самозанятым
Подчинение	Есть, сотрудник обязан следовать внутреннему распорядку	Нет, исполнитель сам организует процесс
График	Устанавливает работодатель	Определяет сам исполнитель
Оплата	Регулярная зарплата	Разовая или поэтапная за результат
Налоги	Работодатель удерживает НДФЛ и взносы	Самозанятый платит налог через «Мой налог»

Перед подписанием договора бухгалтеру нужно проверить исполнителя через сервис ФНС. Сохранённый скриншот подтверждения статуса поможет при проверке.

Документы самозанятого: акты, чеки, учёт в 1С

Договор фиксирует условия, но не доказывает, что работа выполнена. Для этого нужны акты и чеки.

Акт выполненных работ:

• отражает даты, содержание и объём услуг;
• подтверждает выполнение обязательств;
• помогает защитить компанию при споре.

Ошибки:

• отсутствие акта;
• слишком общие формулировки («услуги оказаны в полном объёме»).

Чек через «Мой налог»:

• выдаётся в день оплаты;
• сумма должна совпадать с договором и актом;
• копия хранится в архиве компании.

Совет бухгалтера: оформляйте и акт, и чек — вместе они создают надёжную доказательную базу.

Учёт в 1С:

• заведите справочник «Самозанятые»;
• прикладывайте акты и чеки в электронном виде;
• используйте интеграцию с ФНС для проверки статуса и корректности чеков.

Что проверяет ФНС в работе с самозанятыми

ФНС интересует не только договор, но и фактическое взаимодействие.

Внимание инспекторов сосредоточено на:

• правильности оформления договоров;
• наличии актов и чеков из «Мой налог»;
• регулярности выплат;
• переписке сторон — приказы и отчёты подтверждают подчинение.

Если ФНС найдёт признаки трудовых отношений, последствия включают доначисление НДФЛ, страховых взносов, штрафы и пени.

Совет: формируйте «папку безопасности» по каждому самозанятому — договор, акты, чеки, подтверждающая переписка. Это упростит прохождение проверки.

Как банки контролируют платежи самозанятым

Банки обязаны отслеживать операции клиентов по закону о противодействии отмыванию доходов. Платежи самозанятым могут показаться подозрительными, если они регулярные и схожи с зарплатными.

Что проверяют банки:

• одинаковые суммы и частота;
• регулярные переводы от одной компании;
• отсутствие подтверждающих документов.

Если возникают сомнения, банк вправе блокировать счёт и запросить договоры, акты и чеки.

Совет бухгалтера: храните комплект документов и указывайте в назначении платежа «Оплата по договору с самозанятым №…». В 1С удобно вести учёт и быстро выгружать данные для банка.

Ограничения и риски режима НПД

Режим НПД имеет чёткие ограничения, которые бухгалтер обязан учитывать.

Основные правила:

• лимит дохода — 2,4 млн рублей в год;
• нельзя нанимать сотрудников;
• запрещены отдельные виды деятельности, включая перепродажу.

Если самозанятый теряет статус:

• его доход признаётся доходом физлица;
• заказчик обязан удержать НДФЛ и начислить взносы;
• ФНС может доначислить налоги и наложить штрафы.

Совет: проверяйте статус не только при подписании договора, но и регулярно в процессе работы.

Пошаговая инструкция по работе с самозанятым

Для минимизации рисков бухгалтер должен действовать по алгоритму.

Проверка статуса
Исполнителя проверяют через сервис ФНС по ИНН. Сохраняйте скриншоты или распечатки.

Подписание договора
Используйте шаблон для самозанятых, включайте пункт о НПД, избегайте формулировок о подчинении и графике.

Подтверждение выполнения
Оформляйте акты с описанием результата. Для удалённой работы допускаются сканы и электронные подписи.

Выдача чека
Чек формируется в день оплаты через «Мой налог», сумма должна совпадать с актом. Храните копию.

Учёт в 1С
Заведите справочник подрядчиков, прикладывайте акты и чеки, используйте интеграцию с ФНС.

Контроль и архив
Храните документы минимум 4 года. Создайте папку «Самозанятые». Раз в квартал проверяйте статус исполнителей.

Ошибки и судебная практика

Наиболее частая ошибка — фактическая замена трудовых отношений договорами ГПХ. Если исполнитель работает как сотрудник, суд поддерживает ФНС.

Другие ошибки:

• отсутствие актов;
• несвоевременная выдача чеков;
• отсутствие доказательств оказанных услуг.

Примеры судебной практики показывают: компании удавалось защититься только при наличии полного комплекта документов и учёта в 1С.

Советы бухгалтера по работе с самозанятыми

• Регулярно проверяйте статус самозанятого через сервис ФНС.
• Настройте контроль чеков и актов.
• Используйте 1С для централизованного учёта документов.
• Исключайте признаки трудовых отношений из договоров.
• Храните полный пакет документов — договор, акт, чек, переписку.

Вопросы и ответы