Прием сотрудников на работу: юридические риски, за которые отвечает ИП и ООО

Прием на работу — обычная часть жизни компании. Но именно в этот момент работодатели чаще всего совершают ошибки, за которые приходится платить штрафами, пенями и даже уголовной ответственностью. Особенно часто это касается индивидуальных предпринимателей и малого бизнеса. Кажется, что всё просто: договор подписан — можно работать. Но именно в деталях скрываются риски.

В этой статье разберём, какие юридические последствия могут наступить, если оформлять сотрудников с нарушениями. И главное — как их избежать.

Основные юридические риски при приеме сотрудников

Самый распространённый риск — отсутствие трудового договора. Предприниматель считает, что можно «устно договориться» или взять «на испытательный срок без оформления». Закон такого не допускает: даже один день работы без договора считается нарушением.

Другой частый случай — использование гражданско-правового договора там, где отношения фактически трудовые. Это удобно для работодателя, но рисково: при проверке инспекция легко переквалифицирует договор и наложит штраф.

Нарушения возможны и в сроках. Например, приказ о приеме не издан, трудовая книжка не оформлена, не подано уведомление в СФР и ФНС — всё это формальные, но обязательные действия. Их отсутствие трактуется как нарушение.

Штрафы и ответственность

Ошибки при оформлении сотрудников обходятся дорого. Вот основные последствия:

• Административные штрафы: за каждого неоформленного сотрудника.
• Налоговые доначисления: если гражданско-правовой договор признан трудовым, ФНС пересчитает налоги.
• Уголовная ответственность: при серьёзных и повторных нарушениях.

Эти санкции одинаково применимы к ИП и ООО. Разница лишь в том, кто отвечает: ИП — лично, ООО — как организация и её директор.

Пошаговая инструкция по правильному оформлению сотрудников

Чтобы избежать проблем, оформляйте всё правильно с первого дня. Вот чёткий порядок:

1. Проверьте документы соискателя: паспорт, СНИЛС, ИНН, дипломы.
2. Заключите трудовой договор в двух экземплярах. Один — сотруднику.
3. Издайте приказ о приеме на работу, ознакомьте под роспись.
4. Внесите запись в трудовую книжку — бумажную или электронную.
5. Оформите личную карточку сотрудника, заведите дело.
6. Уведомьте СФР и ФНС в течение 3 рабочих дней.
7. Настройте учет рабочего времени и зарплаты. Например, в 1С облаке.

Даже если у вас всего один сотрудник — это не повод упрощать процесс. Нарушения фиксируются быстро, особенно при жалобах в инспекцию.

Особенности приема иностранных граждан

Если вы нанимаете иностранца, появляются дополнительные юридические требования:

• Наличие разрешения на работу или патента.
• Обязательное уведомление в МВД о приеме.
• Медосмотр и медицинская страховка.
• Переведённые документы и копии на русском языке.

Нарушение любого из этих требований — повод для штрафа до 1 000 000 ₽ и приостановки деятельности.

Как снизить юридические риски

Предпринимателю не нужно быть кадровиком. Но базовое понимание — обязательно:

• Проводите кадровый аудит — хотя бы раз в полгода.
• Обучите ответственного сотрудника или проконсультируйтесь с юристом.
• Автоматизируйте оформление — используйте 1С Предприятие, Контур, Мое дело и другие сервисы.

Управлять людьми — это ответственность. Прием на работу должен начинаться не с желания сэкономить, а с понимания последствий.

Вопросы и ответы